人材紹介の個人情報適正管理規程の作り方｜様式第4号の4項目と運用

2026年9月28日2026年10月27日

「個人情報適正管理規程は、ひな形をそのまま出せばいいのか」「何を書けば許可が下りるのか」。有料職業紹介の許可申請で、後回しにされやすい書類です。

結論から言うと、この規程は許可申請に必要な書類であると同時に、日々の運用ルールそのものです。提出して終わりではなく、書いた内容を実際に回せるかが問われます。

この記事では、人材紹介会社の運営者向けに、規程に書く4つの項目、集めてはいけない個人情報、収集・保管・使用のルール、年1回の教育と苦情対応、違反したときの扱いまでを整理します。600社以上の人材紹介会社・派遣会社の運用を見てきた立場から解説します。

＼許可が下りた初月から求職者と面談できる状態を作る／

月3万円〜で未経験者層の求職者と面談し放題。
求人DBもあるからこれ1つで人材紹介の課題をまるっと解決！

1分で完了今すぐ無料相談してみる ▶

サービス開始1年で累計導入企業600社突破！

個人情報適正管理規程とは｜許可の前提になる書類

職業安定法第31条第1項第2号は、有料職業紹介の許可基準として「個人情報を適正に管理し、及び求人者、求職者等の秘密を守るために必要な措置が講じられていること」を挙げています。この措置を書面にしたものが個人情報適正管理規程です。

項目	内容
根拠	職業安定法第31条第1項第2号（許可の基準）、第5条の5（求職者等の個人情報の取扱い）
様式	様式第4号「個人情報適正管理規程」
提出先	事業所を管轄する都道府県労働局を経由して厚生労働大臣
提出タイミング	許可申請時。内容を変更したときは変更の届出とあわせて提出
分量の目安	A4で1枚（記載例も4項目のみ）

分量は多くありませんが、書いた内容は運用の約束になります。労働局の調査では、規程に書いた教育や苦情対応が実際に行われているかを確認されます。

許可要件の全体像は有料職業紹介事業の許可とは、必要書類と手続きは有料職業紹介の許可費用はいくら？で解説しています。

POINT

個人情報適正管理規程は許可基準（法31条1項2号）に対応する書類。A4で1枚だが、書いた内容は運用の約束になる。

規程に書く4つの項目（様式第4号）

労働局が公表している様式第4号の記載例は、次の4項目で構成されています。

条	書く内容	決めておくこと
1	個人情報を取り扱う事業所内の職員の範囲、個人情報取扱責任者	誰が扱えるか。責任者は職業紹介責任者が務めることが多い
2	教育・指導と、責任者の講習受講	職員への教育は年1回。職業紹介責任者は少なくとも5年に1回、責任者講習を受講
3	本人からの開示・訂正の請求への対応	資格や職業経験など客観的事実に基づく情報を遅滞なく開示。訂正・削除も遅滞なく
4	苦情の処理	苦情処理担当者を定める（職業紹介責任者が兼ねる例が多い）

様式第4号の記載例（1項の書き方）

「個人情報を取り扱う事業所内の職員の範囲は、職業紹介担当者とする。個人情報取扱責任者は職業紹介責任者 ○○○○とする。」

担当者の氏名まで書くため、担当が替わったら規程も更新します。職業紹介責任者を変更したときは、変更の届出とあわせて規程の内容も見直してください。

4項目のうち、実務で形骸化しやすいのが2の教育と4の苦情処理です。年1回の教育は、実施日・参加者・内容を記録に残してください。

職業紹介責任者の選任ルールと講習は職業紹介責任者の実務にまとめています。

POINT

規程は4項目。職員の範囲と責任者／年1回の教育と5年に1回の講習／開示・訂正／苦情処理。担当者名まで書くため、交代時は更新する。

集めてはいけない個人情報

職業安定法第5条の5と、これに基づく指針（平成11年労働省告示第141号）第4は、原則として収集してはならない個人情報を定めています。

収集してはならない事項	具体例
人種、民族、社会的身分、門地、本籍、出生地その他社会的差別の原因となるおそれのある事項	家族の職業・収入、本人の資産等の情報（労務管理に必要なものを除く）、容姿やスリーサイズなど差別的評価につながる情報
思想及び信条	人生観、生活信条、支持政党、購読新聞・雑誌、愛読書
労働組合への加入状況	労働運動、学生運動、消費者運動その他社会運動に関する情報

出典：職業紹介事業者等指針（平成11年労働省告示第141号）第4。特別な職業上の必要性があるなど、業務の目的の達成に必要不可欠で、収集目的を示して本人から収集する場合は例外とされています。

面談で「ご家族は何をされていますか」と雑談のつもりで聞くのは避けてください。家族の職業は、原則として収集してはならない事項に含まれます。

⚠ 注意：収集は本人から直接、または本人の同意のもとで

指針は、個人情報を本人から直接収集するか、本人の同意のもとで本人以外から収集するなど、適法かつ公正な手段によることを求めています。前職への問い合わせや、SNSでの調査を本人の同意なく行うことは、この原則から外れます。

編集部
林田

実際に多いのは、面談シートの項目に「家族構成」「持ち家/賃貸」が残っているケースです。過去に使っていたフォーマットを引き継ぐと、こうした欄がそのまま残ります。規程を作るタイミングで、面談シートの全項目を1つずつ確認してください。

POINT

人種・社会的身分・家族の職業・思想信条・労働組合への加入状況は原則として収集できない。面談シートの項目から見直す。

収集・保管・使用と、適正な管理のための措置

集めたあとの扱いにもルールがあります。指針は、保管・使用を収集目的の範囲に限ったうえで、次の措置を講じることを求めています。

講じる措置	実務での落とし込み
個人情報を目的に応じ必要な範囲で正確かつ最新のものに保つ	面談記録の更新ルール、連絡先の変更反映の手順を決める
紛失、破壊及び改ざんを防止する	バックアップ、持ち出しルール、紙の保管場所を決める
正当な権限を有しない者のアクセスを防止する	システムの権限設定、共有フォルダのアクセス制限、退職者アカウントの停止
保管する必要がなくなった個人情報を破棄・削除する	保存期間を決め、期限を過ぎたデータを消す運用にする

求職者等の秘密に当たる個人情報を知った場合、有料職業紹介事業者は特に厳重な管理を行うこととされています。病歴や家庭の事情など、面談で聞き取った内容が該当します。

また、求職者等から求めがあったときは、これらの措置の内容を説明しなければならないとされています。「どう管理しているか」を口頭で説明できる状態にしておいてください。

求人求職管理簿など帳簿の保存は有料職業紹介事業の更新と事業報告書の書き方、システムでの管理は人材紹介向けCRM・管理システム比較で解説しています。

POINT

保管・使用は収集目的の範囲内。正確性の維持・紛失防止・アクセス制限・不要データの破棄の4つを運用に落とす。

運用：教育・開示請求・苦情対応

規程に書いた内容を、年間の運用に落とします。次の4点を予定として入れてしまうのが確実です。

やること	頻度	残す記録
職員への教育・指導	年1回	実施日、参加者、資料、理解度の確認
職業紹介責任者の講習受講	少なくとも5年に1回	受講証明書（原本を保管）
開示・訂正の請求への対応	請求の都度	請求日、内容、対応日、開示・訂正の結果
苦情への対応	申出の都度	受付日、内容、対応、結果、再発防止

開示請求への対応は「遅滞なく」が基準です。資格や職業経験など客観的事実に基づく情報を開示し、訂正の請求が客観的事実に合致するときは、これも遅滞なく行います。

開示・訂正の取扱いについては、職業紹介責任者が求職者等への周知に努めることとされています。自社サイトの求職者向けページに、問い合わせ先を書いておくと、問い合わせの窓口が一本化できます。

苦情対応の記録の残し方は職業紹介責任者の実務にまとめています。

POINT

年1回の教育、5年に1回の講習、開示・訂正は遅滞なく、苦情は受付から結果まで記録する。

違反したときの扱いと、社内点検リスト

個人情報の取扱いが不適切な場合、厚生労働大臣は改善命令を出すことができます（職業安定法第48条の3）。

段階	内容	根拠
指導・助言	労働局から運用の改善を求められる	法第48条の2
改善命令	業務運営の改善に必要な措置を命じられる	法第48条の3
罰則	改善命令に違反した場合、6ヶ月以下の拘禁刑または30万円以下の罰金	法第65条第8号